Home Office Guide in Zeiten des Coronavirus - schnell und sicher von zuhause arbeiten
Die Welt steht still und die Straßen sind leer. Betriebe sind geschlossen oder stehen vor der Entscheidung: „Was machen wir jetzt? Soll ich meine Mitarbeiter ins Home Office schicken? Machen wir sicherheitshalber komplett dicht?“
Egal wo man hinschaut, sieht man aktuelle Meldungen über das SARS-COV-2 - ein neu identifiziertes Coronavirus, das die Atemwegserkrankung COVID-19 auslöst. Alle schreien regelrecht „Schickt eure Mitarbeiter ins Home Office! #stayhome“ – doch für viele Branchen ist das schlicht unmöglich. Zudem sind viele Betriebe noch nicht in der digitalen Welt angekommen und müssen erst ihre Prozesse digitalisieren, schließlich gab es ja immer etwas Wichtigeres, richtig? Diesen Gedanken kennen wir von uns selbst.
Dann gibt es auf diversen Plattformen stets irgendwelche Listen von digitalen Tools, um neue Home Office Strukturen umzusetzen. Doch bei fast allen dieser Beiträge, fehlt der Sicherheitsaspekt! Die Cyberkriminellen sind dagegen wohl nicht so gutmütig und hören plötzlich auf, Sicherheitslücken zu suchen – nur weil gerade Ausnahmezustand herrscht. Nicht mal die Behörden machen Halt vor unserer Privatsphäre. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, einen 5 Punkte Plan mit Handlungsempfehlungen zu erstellen, der Unternehmen helfen soll, eine sichere Home Office Umgebung aufzubauen.
Ja, auch wir kennen das. Vor zwei Wochen standen wir vor einer Herausforderung: Wir brauchten dringend eine cloudbasierte Telefonanlage und hätten uns beinahe übereilt für eine Variante entschieden, die unseren hohen Sicherheitsstandards nicht genügt.
In vielen Unternehmen werden zurzeit ebensolche übereilten Entscheidungen getroffen. Sei es nun bei der Auswahl der Tools, die im Home Office genutzt werden sollen (kostenlos ist nicht immer der wichtigste Faktor!) oder bei der grundsätzlichen Frage ob die Mitarbeiter von zuhause arbeiten sollen oder nicht.
Viele Führungskräfte haben dabei Angst vor Kontrollverlust: „Ich sehe meine Mitarbeiter nicht und kann deswegen nicht nachvollziehen, was sie machen bzw. ob sie überhaupt etwas Produktives machen.“ – hieß es von einer Führungskraft, die verunsichert, war ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken.
Wir versuchen mit diesen Blogbeiträgen genau diese Unsicherheiten abzufangen und echte Handlungsoptionen aufzuzeigen.
Die Mitarbeiter können im Home Office ihre eigenen Selbstmanagement-Kompetenzen trainieren, da sie nun mehr Kontrolle über die eigene Arbeitszeit gewinnen (müssen). Schließlich gibt es nun keine Kollegen, die um einen herumkreisen und ablenken können. Zugegeben, mit Kindern im Home Office stellen sich noch ganz andere Herausforderungen. Dennoch: Mitarbeiter entwickeln eigene Arbeitsroutinen, haben nun einen größeren Gestaltungspielraum und müssen mehr Eigenverantwortung für ihre Aufgaben übernehmen. Unter den richtigen Rahmenbedingungen können sie somit ein Produktivitätswachstum erleben.
Sie werden die Gespräche mit Ihren Kollegen bestimmt vermissen, aber seien wir ehrlich: Ohne den ständigen Smalltalk über den Bildschirm hinweg, kann man sich doch viel besser konzentrieren. Durch die Bürolautstärke müssen die Mitarbeiter uneffizientes Multitasking treiben. Daher fallen Aufgaben, die hohe Konzentration benötigen, oft leichter in der Heimarbeit.
Nicht nur die Übernahme von Verantwortung und die eigene „Wohlfühlzone“ Zuhause führen zu höherer Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Der Wegfall von langen Wegstrecken zur Arbeit kann ebenfalls wesentlich zur Work-Life-Balance beitragen. Der durchschnittliche Arbeitsweg dauert 44 Minuten. Das macht täglich bereits rund anderthalb Stunden aus. Auf die komplette Woche hochgerechnet ergibt das fast einen ganzen Arbeitstag. Somit haben Mitarbeiter im Home Office mehr Zeit für die Familie, Freunde und Hobbys – unter Einhaltung der sozialen Distanz, versteht sich. Da sich ihre Mitarbeiter nun nicht mehr mit Staus, rücksichtslosen Autofahrern oder vollen Zügen ärgern müssen und nicht mehr zu spät kommen, reduziert sich so ganz automatisch das Stresspotential. Vom positiven Faktor für die Umwelt, mal ganz zu schweigen.
Unternehmen, die es jetzt in der akuten Phase schaffen, das Home Office im Unternehmen zu etablieren, gewinnen unter Umständen einen entscheidenden Vorteil für die Zukunft: Wer bezüglich des Arbeitsortes Flexibilität beweist, kann auf einen deutlich größeren Pool an Mitarbeitern aus ganz Deutschland (oder sogar aus der ganzen Welt) zugreifen. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Netzwerk aus Partnern und Freelancern erweitern und so auch zeitlich eine größere Flexibilität erlangen.
Bei uns steht nicht nur die Datensicherheit im Fokus sondern auch die Sicherheit bzw. Gesundheit unserer Mitarbeitern und der Gesellschaft. Deshalb haben wir entschieden, dass alle unsere Mitarbeiter im Home Office arbeiten.
Es wird zu keinen erheblichen Einschränkungen kommen – unsere Mitarbeiter und Systeme bleiben wie gewohnt für Sie erreichbar und unsere Sicherheitsrichtlinien selbstverständlich eingehalten.
Bitte beachten Sie dennoch folgende Hinweise:
In unseren weiteren Beiträgen werden Sie erfahren, was Sie unbedingt beachten sollten, wenn Sie digitale Tools auswählen. Denn nicht nur Hacker profitieren von der Situation, auch die Behörden. Es entwickelt sich momentan alles in eine gefährliche Richtung, die die Überwachungsaffäre erinnert – zumindest was das Datenschutz-Thema angeht.
Im dritten Teil geht es um die „Vorbereitungsphase“ nachdem bereits digitale Tools ausgewählt worden sind. Die Arbeit im Home Office ist anfangs für Viele gewöhnungsbedürftig. Damit ein virtuelles Team möglichst effizient arbeiten kann und nicht gleich am Anfang im Chaos endet, müssen Regeln her. Auch die Führungskräfte sind eventuell Situationen ausgesetzt, die sie bisher noch nicht kannten.
Danach geben wir Ihnen einen Überblick, wie Sie schnell mit luckycloud ins Home Office einsteigen können. Hierbei geben wir Ihnen Handlungsempfehlungen, die auf unserer langjährigen Erfahrung mit Kunden basieren.
In dieser schwierigen Zeit versuchen wir all unsere Kunden zu unterstützen und zu beraten. Falls Sie Fragen zu irgendwelchen Themen haben, können Sie unseren Support gerne kontaktieren. Wir versuchen im Rahmen unserer Möglichkeiten zu helfen und bitten alle: Tun Sie das bitte ebenfalls, bevor es zu spät ist! Hier rede ich nicht nur von unserer Gesundheit, sondern auch über unsere Privatsphäre, unseren Datenschutz und unsere Datensicherheit.
Unterstützen Sie die deutsche Wirtschaft - Gemeinsam sind wir stark!Wir würden uns freuen, wenn unsere Beiträge verbreitet werden, denn aktuell gehen Redaktionen, Verlage, Blogger, Influencer nicht ausreichend auf das Thema Datenschutz ein und es fehlen hilfreiche Handlungsempfehlungen. Wir sollten auch die deutsche Wirtschaft unterstützen indem wir auf deutsche Lösungen setzen und nicht auf die „Big Five“. Auch aus technischer Perspektive ist es ratsam, nicht nur auf die üblichen Verdächtigen zu setzen, denn wie wir alle in den Medien erfahren haben, haben auch die Großunternehmen mit Kapazitätsproblem und Serverausfällen zu kämpfen.
In diesem Sinne bleiben Sie gesund und viel Spaß beim Lesen unserer Beiträge, die Ihnen hoffentlich weiterhelfen wird.
Autor: Santana Michael
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