Sicherer Datenaustausch mit Kunden leicht gemacht: Einmal-Codes und Namenseingabe bei luckycloud
Warum du deinen Datenaustausch zusätzlich absichern solltest
Download-Link ist eine hervorragende Möglichkeit, schnell Dateien aus dem Cloud-Speicher mit ausgewählten Empfängern zu teilen. Was aber geschieht, wenn ein Empfänger den Link unerlaubterweise weiterleitet? Lässt er sich mehrfach nutzen? Diese Unsicherheit kann zu Problemen führen, besonders wenn es um vertrauliche Verträge, Finanzunterlagen oder personenbezogene Daten geht.
Auch beim Hochladen von Dateien lohnt es sich, genauer hinzusehen. Ein Projektteam sammelt Unterlagen in einem Cloud-Ordner – aber ohne klare Kennzeichnung bleibt unklar, wer welche Datei bereitgestellt hat. Das führt zu unnötigen Nachfragen und Verwirrung. Besonders heikel wird es, wenn anonym hochgeladene Dokumente mit sensiblen Informationen in den falschen Händen landen.
Die Herausforderung: Den Austausch von Daten so gestalten, dass er reibungslos und effizient bleibt, gleichzeitig aber unautorisierten Zugriff verhindert. Genau dafür gibt es mit luckycloud nun eine Lösung. Neue Funktionen von luckycloud machen es möglich, die Kontrolle über geteilte Daten zu behalten, ohne komplizierte Freigabeprozesse durchlaufen zu müssen.
So machen personalisierte Einmal-Codes deine Download-Links noch sicherer
Die Einmal-Codes für Download-Links sorgen dafür, dass Ersteller genau definieren können welche E-Mail-Adressen den Code abrufen können, um zum Download zu gelangen. Leitet ein Empfänger ohne Einstimmung des Absenders den Link weiter, kann diese dritte Person dennoch keinen Einmal-Code generieren und gelangt damit nicht in den Download-Bereich.
Besonders praktisch ist diese Funktion für Unternehmen, die exklusive oder vertrauliche Dokumente versenden – sei es ein unterschriebener Vertrag, ein vertrauliches Angebot oder ein individuelles Kundendokument. Der Einmal-Code verhindert, dass sensible Informationen unkontrolliert weitergegeben werden.
Datei-Upload mit Namenseingabe: Mehr Transparenz, kein Daten-Chaos
Die zweite Neuerung betrifft den Upload von Dateien. Nutzer können nun festlegen, dass Absender beim Hochladen ihren Namen angeben müssen. Das mag nach einer kleinen Änderung klingen, macht aber in der Praxis einen großen Unterschied. Gerade in Projekten, bei Bewerbungen oder im Behördenumfeld ist es essenziell, Dateien eindeutig zuordnen zu können.
Mit dieser Funktion bleibt kein Dokument mehr anonym – und damit auch keine wichtige Information unklar. Dabei lässt sich je nach Anwendungsfall flexibel vorgeben, ob luckycloud für jede hochladende Person einen eigenen Unterordner anlegen soll oder ob der Name der Person am Ende des Dateinamens ergänzt werden soll.
DSGVO-konformer Datenaustausch für alle Branchen mit luckycloud
Die neuen Sicherheitsfeatures von luckycloud sind nicht nur eine nette Ergänzung, sondern lösen echte Probleme in verschiedenen Branchen.
- Im Finanz- und Versicherungswesen beispielsweise ist es entscheidend, dass vertrauliche Unterlagen wie Verträge oder Abrechnungen nicht in falsche Hände geraten. Einmal-Codes stellen sicher, dass nur der Empfänger die Datei abrufen kann – und den Link nicht unerlaubt weiterleiten kann. Gleichzeitig erleichtert die Namenseingabe den Upload von Dokumenten wie Identitätsnachweisen oder Steuerunterlagen, da sofort klar ist, wer welche Datei bereitgestellt hat.
- Auch Behörden und Kommunen profitieren von der Namenseingabe, wenn Bürger Dokumente wie etwa Bauanträge oder Anträge auf Fördermittel einreichen. Werden Unterlagen anonym hochgeladen, erschwert das die Zuordnung erheblich. Mit der Namenseingabe ist sofort ersichtlich, von wem eine Datei stammt, was Bearbeitungszeiten verkürzt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Kanzleien und Rechtsberatungen können die neuen Funktionen ebenfalls hervorragend für sich nutzen. Verträge und juristische Dokumente sind oft hochsensibel. Einmal-Codes verhindern, dass ein Mandant versehentlich denselben Link weiterleitet. Bei Uploads sorgt die Namenseingabe für klare Zuordnung der eingereichten Unterlagen – das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du einen Einmal-Code für deine Download-Links erstellst oder die Namenseingabe für Uploads aktivierst, findest du hier in der luckycloud Knowledge Base.
Vertrauliche Dateien sicher teilen – einfach und effizient
Datenaustausch muss sicher sein – aber er darf nicht kompliziert werden. Die neuen Funktionen von luckycloud bieten genau das richtige Maß an Kontrolle, ohne den Workflow zu verlangsamen. Mit Einmal-Codes für Download-Links und der Namenseingabe für Upload-Links macht es luckycloud in der Finanzbranche, im Gesundheitswesen oder in jeder anderen Branche jetzt noch leichter, Daten sicher und effizient zu teilen.
Bild:Freepik
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