Vogelperspektive auf einen großen Schreibtisch mit mehreren Laptops, Handys, Ladegeraeten und Co.

Einführung in die luckycloud - Teil 2 Kollaborative Teamarbeit mit dem Team Manager

Da hat man sich gerade an das alte System gewöhnt und dann kommt der Chef um die Ecke und ist der Meinung, ein neues System zu integrieren, weil das alte nicht mehr DSGVO-konform sei. Die Umstellung auf ein neues System ist immer nervig. Schon allein die Auswahl des richtigen Systems beansprucht meistens viel Zeit.

Früher hat sich die kollaborative Zusammenarbeit und der Datenaustausch etwas schwieriger gestaltet. Wie haben Sie früher Daten mit Ihren Kollegen, Freunden und Familie geteilt - bevor es die Innovation „Cloud“ gab? Mittels eines USB-Sticks oder über den Versand von riesigen Emailanhängen?

luckycloud Teammeeting am Tisch

Heutzutage können wir mithilfe einer Cloud-Anwendung unsere Daten teilen und mit verschiedenen Personen gemeinsam und ortsübergreifend an Dokumenten arbeiten. Bei luckycloud können Sie ganz einfach Download- und Uploadlinks erzeugen und diese an entsprechende Personen verschicken. Die Link-Empfänger müssen nicht zwingend einen luckycloud-Account haben, um Daten von Ihnen herunterzuladen bzw. für Sie hochzuladen. Falls es sich um sensible Daten handelt, können Sie diese Links optional mit einem Passwort versehen. Bei der Erstellung der Links können Sie ebenfalls eine Befristung hinzufügen. also wie viel Tage soll der Link aktiv sein? Ansonsten kann der Link manuell wieder im Nachhinein entfernt bzw. deaktiviert werden.

Doch wie sieht die kollaborative Teamarbeit bei luckycloud aus? Wie können Sie mit Ihren Kollegen gemeinsam an Dokumenten arbeiten - ohne die Dokumente erst herunterladen zu müssen und im Nachhinein wieder hochzuladen? Theoretisch ganz einfach: Sie geben Ihre Bibliotheken, Ordner oder Dateien für Benutzer oder Gruppen frei. Allerdings müssen die Personen bereits einen luckycloud-Account besitzen. Um Ihr eigenes Team bei luckycloud zu erstellen, benötigen Sie den „Team Manager“, den Sie über den Konfigurator dazu buchen können. Bei der Buchung bzw. Konfiguration bestimmen Sie die Größe Ihres Teams. Doch was passiert, wenn Sie einen größeren Auftrag erhalten und schnell zusätzliche Mitarbeiter bzw. Teammitglieder benötigen? Keine Angst, die Größe bzw. Anzahl der Team Mitglieder können Sie theoretisch stündlich ändern. Sie buchen in diesem Fall einfach mehr Benutzer hinzu. Genauso funktioniert es bei der Verkleinerung des Teams.

Nachdem Sie die Anzahl der Team-Mitglieder im Konfigurator festgelegt haben, geht es an die Erstellung Ihres Teams: Um einen Benutzer zu erstellen, geben Sie lediglich eine Email-Adresse vom Benutzer und den Namen ein. Bei der Benutzer-Erstellung können Sie dem Benutzer privaten Speicherplatz zur Verfügung stellen. Wie der Name es schon sagt, den Speicher kann der Benutzer dann „privat“ nutzen und selbst eigene Bibliotheken erstellen ohne dass der Administrator Zugriff auf diese hat. Im Normalfall benötigt der Benutzer allerdings keinen privaten Speicher, sondern nutzt den Admin-Speicher innerhalb von freigegebenen Bibliotheken und Ordnern. Gewöhnlich verwaltet der Admin alle Daten und gibt diese an entsprechende Benutzer frei. Innerhalb der freigegebenen Bibliotheken und Ordnern kann der Benutzer Dokumente bearbeiten und erstellen und neue Daten hochladen sofern der Benutzer Lese- und Schreibrechte hat. Die Einstellungen der jeweiligen Benutzer können im Nachhinein jederzeit geändert werden. Nach der Benutzererstellung können Sie Ihre Benutzer in Gruppen einteilen bzw. hinzufügen. So können Bibliotheken bzw. Daten mit einem Klick an mehrere Personen freigegeben werden.

Mehr zur Benutzer- und Gruppenverwaltung erfahren Sie im folgenden Video:

Wenn Sie lokal mit dem Sync-Client an einem Dokument arbeiten, empfiehlt es sich, das Dokument vorher zu sperren damit keine Dateikonflikte entstehen und niemand anderes zur gleichen Zeit am gleichen Dokument arbeiten kann. Sollten Sie es vergessen haben, wird nichts überschrieben, sondern es wird eine zweite Konfliktdatei erstellt. Diese zwei Dateien müssen im Nachhinein dann einfach wieder zusammengeführt werden.

Doch wie sieht es aus, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten möchten? Dafür gibt es den Online-Office-Editor im Web-Interface. Dieser steht Ihnen unter storage.luckycloud.de automatisch zur Verfügung, wenn Sie eine Office-Datei online öffnen. Wenn mehrere Personen das gleiche Dokument gleichzeitig offen haben, können Sie dort miteinander chatten und die Änderungen der anderen live mitverfolgen. Die Änderungen werden erst gespeichert, wenn der letzte Benutzer das Dokument schließt. Bitte bedenken Sie, dass die Technologien heutzutage manchmal launisch sein können und wir, luckycloud darauf leider keinen Einfluss nehmen können. Deswegen empfehlen wir Ihnen, Dateien, die Sie im Online-Office-Editor bearbeiten, immer zwischen zu speichern. Beispielsweise könnte eine fehlerhafte Internetverbindung oder ein plötzlicher PC-Absturz dazu führen, dass ein Tag Arbeit im Online-Office-Editor weg wäre, was natürlich sehr ärgerlich wäre. Ergo, vereinbaren Sie in Ihrem Team am besten feste Zeiten (z.B. im Chat), zu denen Sie alle gleichzeitig das Dokument verlassen, um es kurz zwischen zu speichern.

Die Cloud kann schon sehr nützlich sein beim Teilen oder gemeinsame Arbeiten an Daten. Aber Vorsicht:

Gehen Sie bedacht beim Teilen bzw. der Freigabe von Ihren Daten vor. Es wäre schade, wenn es in die falschen Hände gerät, derjenige es unbefugt weiterverwendet und Sie dann persönlichen finanziellen oder wirtschaftlichen Schaden erleiden.

Mehr Kontrolle zu den einzelnen Aktivitäten der Benutzer erhalten Sie bei unserem luckycloud Pro Produkt - dem Organisation Manager. Diesen stellen wir später im anderen Blogbeitrag vor. Bei Teil 3 geht es erstmal um den Mailing-Dienst von luckycloud.

Autor: Nicole Smuga

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