Frontansicht vom Klinikum Darmstadt mit Eingangsbereich und Zufahrt.

Geschützte Datenräume: Cloud-Service für Betriebsräte sorgt für IT-Unabhängigkeit

Die eigenen Daten sicher in der Cloud zu speichern und zu bearbeiten, gehört heute für immer mehr Unternehmen zum Arbeitsalltag. In den letzten Jahren führten sie im Zuge der Digitalisierung verstärkt neue Systeme ein, erweiterten interne IT-Teams oder setzten auf externe IT-Dienstleister. Gleichzeitig wurde deutlich, dass auch innerhalb einer Organisation die Entwicklung hin zur digitalen Transformation nicht automatisch im Gleichschritt gelingt. So blieb diese etwa für Betriebsräte lange ungesehen, obwohl geschützten Datenräumen hier eine besonders hohe Bedeutung zukommt. Aktuell findet verstärkt ein Umdenken statt und viele Arbeitnehmervertretungen gehen die Themen der Digitalisierung nun aktiv an. So auch der Betriebsrat der Klinikum Darmstadt GmbH, Arbeitnehmervertretung des größten kommunalen Arbeitgebers in der Wissenschaftsstadt. Mit der Migration in eine unabhängige Cloud-Umgebung ist es dem Betriebsrat gelungen, seine Arbeitsweise zu digitalisieren, immer und überall auf seine Daten zuzugreifen und gleichzeitig seine Unabhängigkeit vom Unternehmen durch geschützte Datenräume optimal zu bewahren – und das, ohne hohe Anforderungen an Hardware oder Betriebssysteme. Vor welchen Problemen der Betriebsrat beim Thema Digitalisierung anfangs stand und wie der Weg in die Cloud diese löste, zeigt Christian Stöveken im Interview.

Lieber Herr Stöveken, lassen Sie uns direkt mit den Herausforderungen beginnen, vor die die Digitalisierung Betriebsräte stellt.

Christian Stöveken: „Sehr gerne. Verpassen es Betriebsräte, ihre Arbeitsweise rechtzeitig zu digitalisieren, riskieren sie, dass eine gefährliche Unausgewogenheit hinsichtlich des Wissensstandes zwischen ihnen und dem Arbeitgeber entsteht. Die Themen Digitalisierung und digitale Transformation müssen demnach langfristig in den Mittelpunkt rücken. Nur auf diese Weise können beide Seiten auch in der sich ändernden Arbeitswelt ihre Rollen optimal einnehmen.

Unser Betriebsrat setzte sich für dieses Gleichgewicht bereits früh ein. Dabei stellten sich uns die verschiedensten Fragen: Wie können wir eine aktive Rolle bei der Gestaltung der Digitalisierung im Unternehmen einnehmen? Welche Veränderungen für Arbeitsplatz und Arbeitsbedingungen ergeben sich daraus? Und wie lassen sich die Mitarbeitenden von Beginn an auf die Veränderungen vorbereiten? Um Antworten zu erhalten, setzten wir das Thema digitale Transformation ganz oben auf unsere To-do-Liste.

Schnell kamen wir beim Thema Cloud-Services für Betriebsräte an. Denn es ist das A und O unserer täglichen Arbeit, die Schlüsselhoheit über unsere Daten zu behalten. Mit dem Einsatz einer Cloud-Lösung, die unabhängig von der hauseigenen IT arbeitet, fanden wir diese geschützten Datenräume. Gleichzeitig wurden wir so rechtlichen Anforderungen gerecht. Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes legt fest, dass ein gewisses Sachwissen der Arbeitnehmervertretungen unerlässlich ist. Hier sind zwei Seiten von Bedeutung: Gegenüber dem Arbeitgeber darf die Interessenvertretung bezüglich des Wissens über die Digitalisierung in nichts nachstehen. Der Belegschaft muss sie gleichzeitig Rede und Antwort hinsichtlich eingeführter Produkte stehen können. Hier sind sowohl die Produkte gemeint, die der Arbeitgeber einsetzt, aber natürlich auch diejenigen, die der Betriebsrat nutzt.“


Gewähren Sie uns einen Blick ins Detail: Wie ist der Betriebsrat des Klinikums Darmstadt beim Thema Digitalisierung vorgegangen – Schritt für Schritt?

Christian Stöveken: „Als Vorsitzender des IT-Ausschusses war es mir wichtig, sowohl das Gremium in seiner internen Arbeitsweise digital nach vorne zu bringen als auch innerhalb des Betriebsrates dauerhaft Verständnis dafür zu schaffen, wie wichtig das Thema Digitalisierung in der Arbeitswelt ist. Begonnen haben wir dafür mit einer Art Selbstreflexion. In den Fokus rückten wir unsere Prozesse.

Diese Standardabläufe müssen bei der Umstellung auf einen digitalen Workflow immer wieder überprüft werden, um am Ende das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Daher ist eine Analyse der ehemals analogen Vorgänge entscheidend. Nach Aufschlüsselung der einzelnen Workflows kristallisierte sich heraus, welche Arbeitsstrukturen der Interessenvertretung sich durch die Digitalisierung optimieren lassen. Das Resultat der Ist-Analyse: Für die Überführung unserer Prozesse in die digitale Welt braucht es einen externen E-Mail-Anbieter, eine (Cloud)-Lösung für das Sitzungsmanagement und einen eigenen Cloud-Service für unseren Betriebsrat.“


Mensch, der auf der Reling eines Schiffes steht und die Arme ausstreckt

Wie gestaltete sich die Suche nach passenden Cloud-Services für Betriebsräte?

Christian Stöveken: „Zäh! Es gibt auf dem Markt keine Cloud-Lösungen, die speziell für Betriebsräte konzipiert wurden. Dass Arbeitgebervertretungen eigenständig agieren in ihrer Arbeit, ist schon immer so. Dass aber hier die Digitalisierung voranschreitet und somit ein Bedarf an Produkten besteht, wurde wahrscheinlich nicht gesehen. Fakt ist auch: Viele nutzen vermutlich die Infrastruktur des Arbeitgebers. Das war für uns aber keine Option, denn wir wollten IT-unabhängig bleiben, um unsere geschützten Datenräume zu bewahren.

Wir mussten also Nachforschungen betreiben. Mit einem klaren Konzept ist die Anschaffung der einzelnen Produkte jedoch überschaubar. Wir beleuchteten verschiedene Lösungen und überprüfen stets, ob diese auch unsere identifizierten Prozesse digital abbilden können. Daneben stellten wir einige Kriterien auf, die die Cloud-Lösung unbedingt erfüllen musste. Es sollte beispielsweise ein Cloud-Speicher aus Deutschland sein, der DSGVO-konform und zu 100 Prozent transparent ist. Diese Nachweise mussten wir ebenso gegenüber dem Arbeitgeber erbringen. Natürlich hielten wir auch die Finanzen im Blick. Das Ziel: Beste Leistung und spitzen Support in Sachen Datenschutz für überschaubares Geld.“


Wie sind Sie auf luckycloud als Anbieter für Cloud-Services aufmerksam geworden?

Christian Stöveken: „Eine Umfrage bei bekannten Betriebsräten hat meine bisherige Erkenntnis bestätigt: Wir betraten Neuland. Wir konnten also nicht auf bewährte Lösungen für Interessensvertretungen zurückgreifen. Daher haben wir, wie bereits angeführt, das Internet angeschmissen und ausführlich recherchiert. Wir haben zahlreiche Artikel und Portale durchforstet und die Cloud-Services im Kontext unserer Anforderungen bewertet.

Hierbei führte unser Weg immer wieder zurück zu luckycloud. Ein großer Vorteil auf unserer Plus-Minus-Liste: der Support. Bereits vor Erwerb eines Produktes stand das luckycloud-Team für einen Austausch bereit. So ließen sich auch die letzten Fragen zufriedenstellend beantworten und wir hatten bereits in der Entscheidungsphase das Gefühl, dass wir hier immer ein offenes Ohr vorfinden werden.“


Was waren die genannten Vorteile auf Ihrer Liste für die luckycloud?

Christian Stöveken: „Erst einmal wurden zu unserer Zufriedenheit alle Kriterien erfüllt – und weit mehr. So bietet luckycloud DSGVO-konforme, transparente und flexible Cloud-Speicher aus Deutschland. Dabei muss man bei luckycloud nur zahlen, was man wirklich braucht. Dafür lassen sich die Teamgröße, der benötigte Speicherplatz und die Laufzeit jederzeit an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Entschieden haben wir uns letztlich für luckycloud Enterprise. Unsere Highlights: ein umfangreiches Admin Panel und eine optimale Daten- und Benutzerverwaltung. Auch überzeugt hat uns die Einrichtung separater und geschützter Datenräume. Denn unsere Arbeit mit sensiblen Informationen erfordert eine gute Lösung für Nutzungs-, Zugriffs- und Adminrechte. Die Protokollfunktion ermöglicht stets einen Blick auf getätigte Aktionen. Für uns war luckycloud somit der perfekte Cloud-Service für unseren Betriebsrat.“


Fokus auf einen Mann im Anzug, der den Daumen nach oben haelt

Wie lief die Einführung von luckycloud ab?

Christian Stöveken: „Vielleicht gehe ich zuerst noch einmal einen Schritt zurück: Nach meiner Recherche haben wir unser Vorhaben gegenüber der Geschäftsführung vorgebracht. Auch mit dem Hinweis, dass wir als Betriebsrat schlicht die Schlüsselhoheit über unsere eigenen Daten benötigen und diese mit luckycloud zu 100 Prozent haben. Damit wir nichts übersehen, hielt ich vorab auch noch Rücksprache mit unserem betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Wie vermutet, gab es von seiner Seite aber keinerlei Einwände.

Die Inbetriebnahme selbst lief problemlos mit einem Mitarbeiter von luckycloud. Vorab wurde alles ausführlich besprochen, sodass der eigentliche Prozess innerhalb von wenigen Stunden erledigt war. Auch heute ist der Support bei Rückfragen jederzeit erreichbar und kann schnell weiterhelfen. In der Übergangszeit haben wir die Daten parallel geführt. Das wäre aber tatsächlich nicht nötig gewesen. Die Hürde, das Produkt zu betreiben, ist sehr gering.“


Wie nutzt der Betriebsrat heute die geschützten Datenräume von luckycloud im Arbeitsalltag?

Christian Stöveken: „Mit viel Freude! Spaß bei Seite: Wir nutzen sie täglich für das kollaborative Arbeiten – aktuell insbesondere als zentrales Datenlager. Besonders begeistert sind wir von den differenzierten dezidierten Rollen- und Berechtigungskonzepten für das gesamte Gremium oder einzelne Ausschüsse für die verschiedenen geschützten Datenräume. Durch die sehr feinen Einstellungen in der Benutzerverwaltung lassen sich hier Lese- und Schreibrechte individuell zuweisen. Aber auch für jedes einzelne Mitglied der Arbeitnehmervertretung gibt es einen persönlichen Datenraum.

Beim Thema Datenschutz kann die Lösung auch in der Praxis punkten: Die hochverfügbaren, ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland erfüllen alle Vorgaben der EU-DSGVO. Der Cloud-Service nutzt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, folgt dem Zero-Knowledge-Prinzip und beruht auf einer Open Source Software. Daneben tragen Remote Wipe und LDAP/AD-Authentifizierung zu einem rundum sicheren Cloud-Service für Betriebsräte bei.“


Planen Sie den Einsatz von luckycloud künftig noch weiter auszubauen?

Christian Stöveken: „Wir haben den ersten Schritt gemacht. Die Digitalisierung ist aber kein Einmal- Thema, sondern ein Projekt mit unendlicher Laufzeit. Als nächstes wollen wir unsere Gremienarbeit weiter verbessern. Angedacht ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in der Datenwolke. Mit luckycloud kein Problem. Denn die Versionierung einzelner Daten ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Dokumentenstände. Auf die Umsetzung mit dem luckycloud-Team freuen wir uns schon jetzt.“


Steckbrief Christian Stöveken:

• Krankenpfleger

• Vorsitzender des Konzernbetriebsrats, Freigestelltes Betriebsmitglied der Klinikum Darmstadt GmbH

• Deeskalationstrainer ProDeMa®

• Christian.stoeveken-br-kda@posteo.de


Steckbrief Klinikum Darmstadt GmbH:

• Branche: Gesundheitswesen; drei große Intensivstationen, 22 Kliniken und Institute, von der Augenheilkunde bis zur Zentralen Notaufnahme

• Das Klinikum Darmstadt ist ein Krankenhaus in Darmstadt und Akademisches Lehrkrankenhaus der medizinischen Fakultäten der Universitäten Heidelberg/Mannheim und Frankfurt am Main und der einzige Maximalversorger in Südhessen.

• Gründungsjahr: 1612

• Standort (Hauptsitz): Darmstadt

• Mitarbeiterzahl: 3.350 Mitarbeitende (Klinikum Darmstadt GmbH ist der größte kommunale Arbeitgeber in der Wissenschaftsstadt Darmstadt)

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