Auf einem Berggipfel stehen drei Menschen. Auf dem Bild steht Teamwork im Home Office... Herausforderungen meistern

Home Office Vorbereitung - Arbeiten von zuhause ohne Kontrollverlust

Viele Führungskräfte stehen momentan im Zwiespalt über die Entscheidung, ob Home Office eingesetzt werden sollte oder nicht. Dabei ist größte Barriere nicht die technische Hürde, sondern das Gefühl von Kontrollverlust. Viele Chefs sind der Meinung, dass Heimarbeit nicht zu ihrem Job passt, weil eine Anwesenheit im Büro unbedingt erforderlich ist für produktive Arbeitsergebnisse. Was hat die Qualität der Arbeit damit zu tun, wie lange Ihre Mitarbeiter im Büro gesessen haben?

Viele Führungskräfte stehen momentan im Zwiespalt über die Entscheidung, ob Home Office eingesetzt werden sollte oder nicht. Dabei ist größte Barriere nicht die technische Hürde, sondern das Gefühl von Kontrollverlust. Viele Chefs sind der Meinung, dass Heimarbeit nicht zu ihrem Job passt, weil eine Anwesenheit im Büro unbedingt erforderlich ist für produktive Arbeitsergebnisse.

Doch ist es tatsächlich so? Ist man wirklich produktiver, wenn man von 9 bis 18 Uhr im Büro seine Arbeitszeit absitzt? Ist die Produktivität tatsächlich von Arbeitsort und Anwesenheit einer Führungsperson abhängig? Was hat die Qualität der Arbeit damit zu tun, wie lange ihre Mitarbeiter im Büro gesessen haben?

Ich kann mich natürlich auch irren, aber eigentlich sind die Faktoren „was Ihre Mitarbeiter tun“ komplett unabhängig davon „wo sie ihre Arbeit tun“. Entscheidend dafür ist meiner Meinung nach nicht das “Wo”, sondern das “Wie”.

Dieses „Wie“ ist allerdings sehr entscheidend und beeinflusst die Produktivität der Teammitglieder:

  • Wie sieht die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter aus?
  • Wie kommunizieren die Mitarbeiter miteinander?
  • Wie sehen die Arbeitsabläufe aus?
  • Wie werden Ziele vereinbart und gemessen?
  • Wie arbeitet man im virtuellen Team möglichst effizient?

Virtuelle Teams digital führen

Aller Anfang ist schwer. Mit der richtigen Vorbereitung und Arbeitsstruktur wird der Start für alle Parteien erleichtert. Damit das Team nicht gleich zu Beginn der virtuellen Zusammenarbeit in einer stundenlangen Diskussion festhängt, sollten folgende Aspekte sorgfältig überlegt und anschließend im Team kommuniziert werden:

Schritt 1: Verantwortlichkeiten klären

Wer soll für den Bereich XY verantwortlich sein? Vergeben Sie zunächst in Ihrem Team Zuständigkeiten und lassen Sie Ihrem Team einen gewissen Handlungsspielraum, um gewisse Entscheidungen selbst treffen zu können - Stichwort „Empowerment“. Diese Verantwortlichkeiten können auch durchaus die Verantwortlichkeiten im Büro übertreffen. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern, dass es umso mehr auf jeden einzelnen ankommt. So vermeiden Sie bei Ihren Mitarbeitern das Gefühl von “es interessiert eh keinen, was wir hier eigentlich schaffen”.

Stellen Sie sich mal vor, wie es wäre, wenn jedes Teammitglied mit jeder, kleinen Frage zum Teamleiter rennt? Er oder sie wäre 24/7 nur mit Klärung von Fragen beschäftigt und nicht mit seinen oder ihren eigentlichen Aufgaben – nämlich die Teamführung. Das würde wiederum zum Arbeitsstillstand führen, weil der Teamleiter mit seinen Aufgaben nicht mehr hinterherkommen würde.

Schritt 2: Team Regeln aufstellen

Blick auf eine Tafel auf der RULES in Großbuchstaben steht. Darunter hat eine Hand bereits erste Linien gezeichnet

Seien wir mal ehrlich - auch in den besten Teams: Ganz ohne Regeln geht es nicht. So sieht es auch in virtuellen Teams aus. Ohne feste Regeln endet die Arbeit in Unsicherheit, Chaos und letztendlich unzufriedenen Teammitgliedern.

Daher lautet die erste Frage, die Sie sich stellen sollten:

Feste oder flexible Arbeitszeiten?

Hier müssen Sie darauf achten, ob sich evtl. alle Teammitglieder in der gleichen Zeitzone befinden und ob in Ihrer Branche eine „Kernarbeitszeit“ besteht, in der Kunden, Lieferanten und Partner erreichbar sind und welche Teammitglieder davon betroffen sind. Sollten die Zeiten flexibel gestaltet werden, besteht die „Gefahr“, dass ihre Teammitglieder länger als üblich am Arbeitsplatz sind, denn im Home Office entsteht oft ein anderes Zeitempfinden als im Büro. Natürlich sind Überstunden nicht immer schlecht und können auch nicht immer vermieden werden– das wissen wir als Startup nur zu gut. Aber auch ich selbst merke nach 4 Tagen hintereinander, dass ein 12 Stunden Arbeitstag im Home Office nicht wirklich zielführend ist: Nicht nur Geist und Körper leiden darunter, die Umgebung ebenfalls. Nichtsdestotrotz kommen auch nach einem 12 Stundentag gute Ergebnisse heraus. Hier ist es also wichtig, eine gute Balance zu finden.

Auch Pausen sind wichtig! Denn anders als im Büro hat man zuhause keinen Kollegen, mit dem man zur Mittagspause geht. Dennoch sind regelmäßige Pausen auch im Home Office essentiell, damit Konzentration und Kreativität nicht leiden.

Grundsätzlich empfehle ich, einen Zeitplan für das Team aufzustellen mit festen Timeslots:

  • Arbeitsphasen: Wann wird produktiv gearbeitet?
  • Kommunikationszeiten: Wann ist Zeit für Besprechungen?
  • Meetings: Zu welchem Zeitpunkt sollten alle Teammitglieder erreichbar sein für gemeinsame Teambesprechungen?
  • Und “last but not least”: Raum zur Teamentwicklung! Zeit für Späßchen und informelle Kommunikation lassen, wird oft unterschätzt, trägt aber tatsächlich zum Wohlbefinden und damit auch zur Produktivität bei.

Mit welchem Tool/Medium soll gearbeitet und kommuniziert werden?

Es müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden. Bei virtuellen Teams kommt es oft zu Missverständnissen, wenn entweder zu wenig Informationen ankommen oder diese falsch interpretiert werden.

Deshalb sollte je nach Komplexität der Information, das richtige Medium und Tool gewählt werden. Grundsätzlich gilt aber: Lieber etwas mehr Informationen geben als zu wenig.

Schritt 3: Ziele festlegen und messen

Auch im Büroalltag werden Zielvereinbarungen getroffen. Wieso dann nicht auch im Home Office? Tages-, Wochen- oder Monatsziele sind essentiell für ein virtuelles Team. Wie soll beispielsweise jemand Verantwortung übernehmen, wenn er nicht genau weiß, worauf er oder sie hinsteuern soll?

Je nach Teamgröße und Projekt empfehlen wir auch zu Beginn eines Arbeitstages oder einer Arbeitswoche mit jedem Teammitglied separate Ziele zu vereinbaren. Eine Möglichkeit ist, dass der Teamleiter die Ziele festlegt (ggf. mit seinem Vorstand oder Führungsposition über ihm) und diese Ziele dann mit den Teammitgliedern zusammen bespricht. Ein Dialog ist immer dann ratsam, wenn es sich um unkritische Situationen handelt. In Krisensituationen und straffen Zeitplänen gibt es selten Zeit für Diskussionen, weswegen klare Vorgaben gemacht werden müssen. Ziele sollten zudem nicht nur mündlich kommuniziert werden, sondern auch schriftlich oder visuell dargestellt werden.

Nun haben viele Führungskräfte die Befürchtung, dass sich die Teammitglieder trotz Zielvereinbarung „faul auf die Haut legen“ und am Ende des Tages nichts Produktives rum kommt.

Natürlich ist „Vertrauen“ hierbei ein wichtiger Faktor und Vertrauen in virtuellen Teams muss erst aufgebaut werden – besonders wenn es um Teammitglieder geht, die neu ins Team dazugekommen sind.

Je nach Tätigkeit oder Ziel können die Ergebnisse dann mit verschiedenen Methoden und Instrumente gemessen werden. Diese „Messinstrumente“ müssen natürlich vorher festgelegt werden und gegebenenfalls in die Team Regeln mit aufgenommen werden. Klar, gibt es auch digitale Zeiterfassungstools für zuhause, aber da wären wir wieder beim Thema: Ist seine „Zeit absitzen“ wirklich produktiv?

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten quantitative und qualitative Ergebnisse zu messen. Beispielsweise können Teammitglieder Tages- oder Wochenberichte abgeben, die zusammenfassen „Was habe ich heute/diese Woche geschafft?“ und die Punkte dann entsprechend zu den Ergebnissen verlinken. Außerdem gibt es heutzutage tolle Monitoring Tools, die beispielsweise nicht nur Websitebesucher, Leads, Signups, Conversions und Umsätze wiedergeben, sondern auch Aktivitäten, wie “wer hat Datei XY oder Code Snippet XY bearbeitet”. Natürlich kann die Qualität der Ergebnisse hinzugezogen werden: Funktioniert die Funktion so wie sie soll? Erfüllt die Kampagne die Anforderungen? Und so weiter..

Schritt 4: Soziale Distanz/Barrieren überwinden

Aller Anfang ist schwer. Weswegen besonders am Anfang die physischen, zeitlichen, technologischen und psychischen Barrieren überwunden werden müssen.

Ein Mann sitzt auf einem Sofa, vor ihm sein Laptop. In den er winkt

Jedes Team benötigt eine gewisse Eingewöhnungszeit. Zu Beginn werden sich nicht alle sofort 100% an die Regeln halten. Meistens dauert es ca. 3-5 Tage, damit die Regeln verinnerlicht werden und tatsächlich umgesetzt werden. Also seien Sie anfangs nicht zu hart, sondern verständnisvoll und erinnern Sie ihr Team einfach daran, dass Sie sich bitte an die Regeln halten.

Bei Meetings sollte auch Zeit für technische Probleme eingeplant werden, denn der Laptop, Smartphone, Internetverbindung sind nicht immer die zuverlässigsten „Partner“. Das was in der Theorie und Vergangenheit noch funktioniert hat, kann in 10 Minuten anders aussehen, aufgrund von instabilen Internetverbindungen, Serverüberlastung, defekten Geräten, verschiedene Einstellungen, geänderten Sicherheitsanforderungen, etc.

Außerdem ist der persönliche Kontakt ebenso wichtig bei virtuellen Teams. Die Teammitglieder sind keine Maschinen – auch wenn Sie zeitweise nur virtuell wahrgenommen werden. Es ist wichtig, dass sich die Teammitglieder über anderes als nur die Arbeit austauschen können und dürfen. Denn informelle Gespräche tragen essentiell zum Teamzusammenhalt bei. Deswegen planen Sie in Chats oder Videokonferenzen lieber 10 – 20 Minuten mehr Zeit ein.

Auch regelmäßige Abende, bei dem sich das Team im Chat oder Videomeeting trifft und sich über alltägliche Sachen austauscht oder vielleicht sogar Teamspiele spielt, tragen einen wichtigen Teil zu einem funktionierenden, zufriedenen und motivierten Team bei.

Sind Sie startklar?

Nachdem digitale Tools ausgewählt, die Sicherheitsanforderungen geprüft, Regeln aufgestellt und das Team informiert wurde, kann es los gehen.

Auch unser Cloud Speicher ist essentiell für die Heimarbeit. In den nächsten Beiträgen zeigen wir Ihnen, wie Sie unseren Cloud Speicher schnell einrichten und wie einfach Daten aus dem Home Office im Team ausgetauscht werden können.

Autor: Nicole Smuga

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