Teamwork im Home Office - Daten einfach und sicher von Zuhause mit luckycloud austauschen
Das Verschicken von riesigen Email-Anhängen hat ein Ende! Nachdem Sie Ihre Daten bei luckycloud hochgeladen haben und die jeweilige Software installiert und eingerichtet ist, kann der Zusammenarbeit im Team nichts mehr im Wege stehen.
Gruppen bis zu zehn Nutzern lassen sich so mit luckycloud Team ganz einfach mit einem Administrator organisieren. Bei größeren Teams empfehlen wir die Verwendung von luckycloud pro Business oder Enterprise, um mehrere Administratoren zu benennen. In dieser Lösung hat ein Admin die Datenhoheit und kann neben Benutzergruppen auch abgetrennte Bereiche erstellen, in denen sich die Nutzer bewegen können. So gelangen keine sensiblen Daten in die falschen Hände innerhalb wie außerhalb des Unternehmens.
Bevor Freigaben erteilt werden, muss der Cloud Administrator die Benutzer erstellen.
Um als Team gemeinsam auf ganze Ordner oder Bibliotheken zugreifen zu können, können die jeweiligen Nutzer in Gruppen oder Bereiche zusammengefasst werden. So können relevante Daten mit nur wenigen Klicks einer kompletten Benutzergruppe/Abteilung zugänglich gemacht werden. Der Administrator erstellt dafür einfach eine Gruppe oder einen Bereich, fügt die jeweiligen Benutzer hinzu und weist Ihnen Rollen zu. Das macht die Arbeit mit luckycloud zudem besonders sicher: Nutzer können nur Daten einsehen, die für sie freigegeben wurden!
Für einen reibungslosen Arbeitsablauf im Team empfehlen wir, Regeln festzulegen, wie mit gemeinsam genutzten Dokumenten umgegangen wird und wo diese gespeichert werden.
Auch hier haben wir einen Best-Use-Case entwickelt, den wir durch unsere langjährigen Erfahrungen mit Kunden entwickelt haben.
Mit luckycloud lassen sich nicht nur Daten speichern und abrufen, sondern auch gemeinsam bearbeiten.
Gleichzeitig Bearbeiten – Online Office Editor:
Wenn ein Dokument von mehreren Personen zur gleichen Zeit bearbeitet werden muss, empfehlen wir dafür den Online Office Editor. Dazu können Sie Dateien im Webinterface – am besten über Firefox oder Chrome Browser - per Office Editor direkt gemeinsam in der Cloud bearbeiten. Am besten vereinbaren Sie im Team jede Stunde einen genauen Zeitpunkt, an dem alle Benutzer das Dokument für 5 Minuten verlassen, um die Änderungen zwischen zu speichern.
In seltenen Fällen kann es passieren, dass der Editor Ihre Formatierungen nicht unterstützt. Dann empfehlen wir, die Datei lokal zu öffnen - die Datei sperrt sich automatisch. Wenn Sie Dateien lokal per Drive Client oder Sync Client öffnen, speichern Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit einfach wieder ab. So werden Ihre Änderungen erst mit dem Speichern in der Cloud synchronisiert und jeder hat den aktuellen Stand auf seinem PC.
Sollte jemand während der Bearbeitungszeit gleichzeitig an der gleichen Datei lokal arbeiten wollen, wird diese Datei bei dem Anderen als „gesperrt“ angezeigt und derjenige kann nur eine „Kopie“ der Datei erzeugen. Dabei handelt es sich keinesfalls um einen Fehler im System, sondern vielmehr eine Sicherheitsfunktion, um gegenseitiges Überschreiben zu verhindern. Beide Dateiversionen existieren unabhängig voneinander und können manuell zusammengeführt werden.
Für das Teilen von Dokumenten eignen sich Freigabelinks besonders gut, da Sie anderen Nutzern die Suche nach Dateien ersparen und sich so genau regeln lässt, was der Empfänger mit der Datei machen darf (lesen/ bearbeiten/ downloaden). So können Sie sogar Außenstehenden, wie Kunden oder Mandanten Daten freigeben oder diese zum Upload von Dateien in Ihren Ordner einladen. Besonders sensible Daten können dabei zusätzlich verschlüsselt werden.
„Können Sie mal bitte drüber schauen? Die Datei befindet sich im Ordner „Marketing“, Unterordner „Social Media Marketing“ > „Beiträge“. Datei „Coronavirus–Arbeiten-im-Home-Office-v2“ - Das kennen Sie auch? Bald nicht mehr.
Senden Sie der Personen das nächste Mal einfach einen internen Link. Der kann mithilfe des Sync- oder Drive Clients ganz einfach erstellt werden, indem Sie in Ihrem Finder mit Rechtsklick auf die Datei klicken, Seafile bzw. SeaDrive auswählen und dann auf „Internen Link“ klicken. Den Link können Sie dann kopieren und dem Empfänger einfach übermitteln. Der Empfänger kann den Datei-Link dann nur öffnen, wenn er oder sie für den Ordner oder die Bibliothek vorher freigeben worden ist.
All Ihre Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Wir verfolgen einen strengen Zero Knowledge Cloud Ansatz: Ihre Privatsphäre und Ihr Datenschutz haben bei uns oberste Priorität. Durch automatisierte Prozesse und strenge, interne Richtlinien kennen wir 80% unserer Kunden nicht. Nur durch unseren Support lernen wir unsere Kunden kennen. Dank des besonderen luckycloud Sicherheitskonzeptes sind Ihre Daten dabei rundum geschützt. Dies gilt auch für die Nutzung von luckycloud auf verschiedenen Endgeräten.
Mit unserer mobilen App können Sie Ihre Daten auch per Smartphone oder Tablet abrufen und bearbeiten.
Autor: Julia Munsch
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